Számlafeldolgozás

A szállítói számlafeldolgozás automatizálási megoldás olyan informatikai eszközök összessége, melyek segítségével egységes folyamatban kezelhetők a vállalathoz beérkező szállítói számlák, függetlenül attól, hogy azok elektronikusak vagy papír-alapúak, szolgáltatásról vagy árubeszerzésről szólnak, egyoldalasak vagy 50 oldalas mellékletük van-e és, hogy rendelkeznek beszerzési előzményekkel vagy egy váratlan költés kapcsán keletkeztek-e. A megvalósításhoz három fontos technológiára van szükség:

  • Az előzőekben részletezett ICR/OCR technológia, amelyek segítésével minden beérkező számla tartalmát ellenőrizni lehet.
  • Egy célirányos workflow, mely megteremti a kapcsolatot a vállalat beszerzési, számviteli és archiválási rendszerei között.
  • E-számlák hitelességét ellenőrző, illetve papír alapú számlák hiteles elektronikus konvertálásához szükséges, digitális aláírási és időbélyegzési technológia.

A felsorolt technológiák elérhetőek helyszínen telepített szoftverként és felhőalapú szolgáltatásként egyaránt.

OCR és ICR

Az OCR (Optical Character Recognition) és ICR (Intelligent Character Recognition), avagy magyarul optikai karakter felismerés és intelligens karakter felismerés olyan technológiák, amelyek együtt lehetővé teszik a felhasználó számára fontos adatok automatikus kinyerését bármilyen típusú dokumentumból.

A dokumentumok lehetnek:

  • strukturáltak (csekkek, igénylőlapok, formanyomtatványok),
  • félig strukturáltak (számlák, megrendelések, szállítólevelek) és
  • strukturálatlanok (szabadszöveges dokumentumok, szerződések, levelek).

A strukturált dokumentumok jellemzői, hogy a keresett adatok különbözők lehetnek, ugyanakkor mindig ugyanott találhatóak. Ilyenek  a kérdőívek, csekkek, formanyomtatványok jól meghatározott helyen feltüntetett adatai, pl. a szerződő fél neve, egy összeg, stb. A dokumentum előre meghatározott területein alkalmazott OCR segítségével jó hatékonysággal felismerhetőek az ott található karakterek. Az ICR intelligenciát hozzáadva az OCR alapképességeihez, a rendszer képes ellenőrizni azt is, hogy a megtalált adat lehet-e helyes (pl. szám helyett betű), és így automatikusan kinyerhetőek az információk. Ezzel a megoldással többek között népszámlálási íveket is gyorsan és hatékonyan fel lehet dolgozni.

A félig strukturált dokumentumokból történő adat- és információkinyerés már lényegesen összetettebb feladat. A hatékonyság és a biztonságos adatkezelés érdekében, a XXI. században már nem elegendő csak karakterek szintjén és előre meghatározott dokumentum területek vizsgálatán gondolkodni. Fontos, hogy a rendszer képes legyen a több OCR motorral végzett teljes oldalas karakterfelismerésre, majd értelmezze a kinyert információt, vagyis tudja, hogy a kinyert karaktersornak mi a jelentése (kulcsszavak, maszkok), és ezt automatikusan a háttérben le is ellenőrizze. Például, ha a karakterfelismerő motorok megtalálják a számlán a beszállító adószámát, akkor egy alkalmazás a háttérben azonnal le is ellenőrzi, hogy létezik-e ilyen beszállítója az adott vállalatnak. Az adatok kulcsszavas azonosítása és az ellenőrző logikák lefuttatása után egy operátor tételesen vagy előre meghatározott szabályok szerint szelektíven ellenőrzi a felismert adatok helyességét annak érdekében, hogy minden szükséges adat helyesen jusson be a jóváhagyási workflow-ba, ahol a számla köröztetése és jóváhagyása történik.

A strukturálatlan dokumentumokból való adatkinyerés jelenti az intelligens adatkinyerési szakma csúcsát. A rendszer mesterséges intelligenciája eldönti, hogy milyen típusú dokumentum érkezett, és automatikusan továbbítja a megfelelő folyamatba a fontosabb adataival együtt. Képzeljen el egy folyószövegből álló szerződést, amiből előre meghatározott adatokat kell kinyerni (pl. szerződő felek neve, összegek, határidők, teljesítési mérföldkövek, stb.), osztályozni, ellenőrizni és átadni egy következő rendszernek, ahol ezek alapján döntéseket hoznak!

Az összes dokumentum típus adatkinyerése egy modulárisan építkező és skálázható, egységes platformon történik, amely iktatja, rögzíti, osztályozza és ellenőrzi a beérkező nyomtatott vagy elektronikus dokumentumok képét és adatait. A megoldás szabványosan kiegészíthető hiteles konverzió opcióval.

A kulcsfontosságú adatmezők átlagosan mintegy 70-80%-os automatikus felismerését, 100%-ra történő kiegészítését és szabály alapú automatikus ellenőrzését követően, az ICR rendszer az iktatást követő munkafolyamatba továbbítja a képet és a hozzá tartozó adatokat. A mező szinten elért 80%-os hatékonyság a gyakorlatban 4x nagyobb mennyiségű feldolgozást tesz lehetővé azonos létszám mellett a manuális iktatáshoz és adatrögzítéshez képest. Az általunk kínált megoldás alkalmas az elektronikus és papír alapú számlák feldolgozása mellett bármilyen típusú dokumentum fogadására és feldolgozására.

Digital Mailroom Automation

A digitális postázó automatizálás lényege, hogy kivétel nélkül minden beérkező dokumentumot alávetünk az OCR alapú intelligens tartalomfelismerési eljárásnak és előre meghatározott szempontok szerinti automatikus osztályozásnak (egyes vállalatoknál akár 450-500 különböző dokumentum típust és altípust is nyilvántartanak). A nagy tömegben beérkező dokumentumok iktatásakor és a releváns osztályhoz, vagy ügyintézőhöz történő azonnali továbbításakor a tapasztalatok szerint akár 80%-os időmegtakarítás is elérhető. A munkafolyamat felgyorsításának és a munkateher elosztás nagyobb hatékonyságának érdekében a már meglévő informatikai infrastruktúrával és jóváhagyási rendszerekkel szabványosan integrálható. Az azonos technológiai alapokra épített Automatizált Válaszkezelés megoldásunk lehetővé teszi, hogy előre definiált tartalmú beérkező kérésekre intelligens válasz e-maileket küldjenek. Ez akár 50%-os költségcsökkenést is eredményezhet!

Hiteles konvertálás

A papír alapú dokumentumok fizikai tárolása és szükség esetén történő előkeresése a legtöbb vállalatnak egyre nagyobb logisztikai és költséghatékonysági problémát okoz. Annak érdekében, hogy ezek a dokumentumok néhány gombnyomásra elektronikusan is elérhetőek legyenek, sokan bevezettek már különböző digitalizálási és dokumentumkezelési megoldást. Miközben ezek a kezdetleges módszerek jelentősen megkönnyítik a hozzáférést a tartalmakhoz, nyitva hagyják a hosszú távú, biztonságos és helytakarékos megőrzés kérdését, mivel különböző érzékenységű és fontosságú hivatalos iratok eredeti példányait nem semmisíthetik meg. Napjainkban korszerű és átfogó megoldás erre a problémára a hiteles elektronikus konvertálás. Ennek a folyamatnak a során a papír dokumentumból olyan elektronikus másolatot hozunk létre, amelynek adattartalma sérthetetlen, eredetiségének hitelessége garantált, olvashatósága pedig az emberi szem számára hosszú távon is biztosított. Ezen alapelvek betartását a digitális aláírás és az időbélyegző megfelelő alkalmazása garantálja.  A beérkező papíralapú dokumentumok hiteles konvertálását célszerű az iktatást és az esetleges intelligens adatkinyerést követően elvégezni és a dokumentum képét adataival együtt archiválni.

Számlajóváhagyás

A DOQSYS Business Solutions által képviselt ERP-n belüli vagy azon kívüli megoldások lehetővé teszik a beérkező szállítói számlák automatizált feldolgozását a postabontástól egészen a könyvelői végellenőrzésig és a kifizetést gyakran megelőző pénzügyi jóváhagyásig. A felhasználók a jóváhagyási workflow segítségével teljesen zárt rendszerben, egységes és könnyen átlátható webes felületen tudják előzmény nélküli szállítói számláikat teljesítésigazolni, kontírozni, jóváhagyni vagy elutasítani. Az automatizált adatkinyerést és ellenőrzést követően, elektronikus jóváhagyási folyamatba kerül a számla.

A rendszer rugalmasan kezeli az egyedi és az előre meghatározott jóváhagyási utakat, és beszerzési előzménnyel rendelkező számlák esetén automatikusan összepárosítja az előzményeket a számlával (automatikus matching). Előzmény nélküli számlák esetén a számlaigazoló e-mailen kapott üzenetből értesül a jóváhagyási feladatról: az értesítő e-mailben található linkre kattintva, az internet böngészőben megnyíló bejelentkező felületen keresztül, azonosítást követően kezdheti el a feldolgozást. A jogosult ügyintéző felhasználók elvégezhetik a teljesítésigazolási, kontírozási, számlajóváhagyási, eltéréskezelési feladatokat, és szükség esetén lekérdezhetik a számla feldolgozási folyamathoz kapcsolódó alapkimutatásokat és a számlatörténetet is. A teljesen kikontírozott és jóváhagyott számlák végső jóváhagyásra a könyvelő jogosultságú felhasználókhoz kerülnek. Ezt követően az ellenőrzött és jóváhagyott számlák adatait a rendszer a bevezetés során kialakított folyamat és formátum szerint átadja a vállalat meglévő további rendszerének (pl. vállalatirányítási-, dokumentumkezelő rendszer), ahol megtörténik a számlák könyvelése és kifizetése.

A DOQSYS Business Solutions jóváhagyási workflow előnyei között említhetjük, hogy a papírszámla nem mozog vállalaton belül, ezért megszűnnek az elveszett számlák, hely szabadul fel az irodákban, valamint központilag lehet archiválni. A számlák jóváhagyása 1-2 napra rövidül. A folyamatlépések mindegyike naplózott, riportolható, ezáltal a teljes folyamat jól átlátható és auditálható. A folyamatba kerülő dokumentumok bármely paraméterük mentén kereshetőek. Az automatikus adatkinyerés, szállítótörzs és egyéb adatbázisokkal, illetve egyéb logikai szabályokkal segítve minőségileg javítja a folyamatot a kézi feldolgozáshoz képest. A digitalizált számla mellé minden, a számlával kapcsolatos, vagy a számla jóváhagyásához szükséges szerződés, megrendelés, vagy egyéb dokumentum becsatolható. Ezzel biztonságosabbá válik a jóváhagyás és gyorsabbá válik a keresés.

Visszatérő számlák automatikus jóváhagyása: Az alkalmazás lehetővé teszi a ciklikusan visszatérő számlák automatizált jóváhagyását és kontírozását. Erre úgy van lehetőség, hogy a számla kontírozási sablonját kedvencként elmentjük, és azokat a következő ciklus alkalmával újra fel lehet használni. A rendszerben bizonyos előfeltételek megléte esetén lehetőség van arra is, hogy a ciklikusan visszatérő számlákat egy keretösszeghez, vagy keretszerződéshez viszonyítsuk, és amennyiben egy előre meghatározott eltérésen belül marad, nincs szükség a számla további jóváhagyására. Egy korszerű szállítói számla jóváhagyási megoldás egységesen kezeli az elektronikus és a papír alapú számlákat.

E-számla fogadás

E-számlák befogadására alapvetően 2 módszer terjedt el:

  • A befogadó vállalat megpróbál a saját környezetében felkészülni a legkülönbözőbb típusú e-számlák befogadására, vállalva az új formátumok miatt szükségessé váló gyakori fejlesztést és bővítést.
  • A befogadó vállalat megbíz egy szolgáltatót azzal, hogy minden szállító számára biztosítson ingyenes adatküldési lehetőséget, mely adatokat a szolgáltató egységes formátumra konvertálja, és ellenőrzést követően a hiteles elektronikus bizonylattal együtt a befogadónak továbbítja.

Mindkét módszer biztosítja a törvényi  megfelelőséget, alkalmazásuk általában a vállalati informatikai stratégiától függ.