Operatív beszerzés

A Req-to-PO , vagy magyarul az elektronikus operatív beszerzési megoldások olyan eszközök és szolgáltatások összessége, amelyek segítségével az igénylés (statikus katalógus, integrált webáruház vagy szabad szöveges igénylés), a hierarchikus igény jóváhagyás és a kontírozott elektronikus megrendelés kiküldése néhány kattintással könnyen elvégezhető. A megkötött szállítói szerződések életciklus-kezelése a projekt alapítástól a belső köröztetésen át, a szállító általi aláírásig és az azt követő hosszú távú elektronikus archiválásig ma már nélkülözhetetlen része a korszerű folyamat automatizálásnak. Az operatív beszerzési tevékenység eredményei  és adatai kulcsfontosságú szerepet játszanak a req-to-pay, avagy az igényléstől a kifizetésig tartó folyamat automatizálásában. Ezen adatok egy egységes rendszerben a későbbiekben is, bármikor lekérdezhetőek, ezáltal  a felelősségi körök nyomon követhetőek, ami teljes átláthatóságot biztosít.

Katalóguskezelés

Kétféle katalógus típus terjedt el az operatív beszerzésben: a statikus katalógusok és a dinamikus katalógusok.

A statikus katalógusokra jellemző, hogy a  beszállító rendszeres időközönként strukturált adatformátumban (a legelterjedtebb az Excel tábla) elküldi az operatív beszerzőnek (kategória menedzsernek) a keretszerződésnek megfelelő cikkszámokhoz tartozó aktuális árakat. A statikus katalógus adatait a beszerző ellenőrzi, majd a katalógust feltölti a beszerzést támogató rendszer adatbázisába, így az igénylők mindig az keretszerződésnek megfelelő feltételek szerint állíthatják össze igényléseiket. A dinamikus katalógusokra, más néven integrált (OCI kompatibilis) webáruházakra  jellemző, hogy a keretszerződésnek megfelelő cikkszámok és feltételek a beszállító webáruházában a vevő részére testreszabott és kizárólag a vevő beszerzői és igénylői által elérhető felületen kerülnek rendszeres frissítésre. Az árakat és a feltételeket az operatív beszerző (kategória menedzser) szúrópróbaszerűen ellenőrzi, ugyanakkor az adatok menedzselésének terhei átkerülnek a szállító oldalára.

Napjainkban a statikus katalógusok jóval elterjedtebbek, mint a dinamikus katalógusok, a trendek viszont a dinamikus katalógusok egyre nagyobb térhódítását jelzik előre.

PO kezelés

A katalógusokból kiválasztott cikkszámok nem minden esetben fedik le a beszerzendő termékek és szolgáltatások teljes körét, ezért egy korszerű operatív beszerzést támogató rendszer biztosítja  a szabad szöveges igénylés lehetőségét is (pl. marketing célú, logóval ellátott bögrét nem lehet készen boltban megvenni, le kell írni, hogy milyen bögrét, milyen logóval, hány darabban kérünk elkészíteni). Különböző módokon elektronikusan feladott igényléseket a legjobb gyakorlatok szerint általában kétféle jóváhagyás követi: egy szakmai típusú jóváhagyás, mely arról dönt, hogy jogos-e az igénylő kérése, valóban szüksége van-e az adott termékre vagy szolgáltatásra, illetve egy kontrolling típusú jóváhagyás, mely arról dönt, hogy az igénylő vonatkozó költséghelyén van-e még fedezet.

A jóváhagyások típusonként is lehetnek többszintűek értékhatártól vagy más döntési szemponttól függően. Amennyiben egy igénylés minden jóváhagyást megkapott, automatikusan kontírozott megrendelésé alakul, mely elektronikusan megy ki a szállítónak, illetve ezzel párhuzamosan feltételes kötelezettségként jelenik meg a vevő vállalatirányítási rendszerében. A folyamat további része ideális esetben (amennyiben a szállító kellően fejlett logisztikai rendszerrel rendelkezik, pl. irodaszer beszállítók) egy ASN -advanced shipment notice- üzenet automatikus visszaküldésével folytatódik, melyben a szállító jelzi annak fogadását és a vállalt teljesítés idejét. Egyes szerződésekben ez megfelel a teljesítésigazolásnak is, mivel ritkán fordul elő, hogy visszaigazolt, készleten lévő termékek szállítása meghiúsul. Más esetekben a folyamat természetesen teljesítésigazolással zárul.

Számla matching

Miért jó egy vállalatnak, ha operatív beszerzést támogató rendszert működtet?

A számos kézzelfogható előny mellett kétségtelenül az egyik legnagyobb hozzáadott érték az, hogy a vevő jóval a szállító számlájának kibocsájtása előtt tudatában van  a keletkezett kötelezettségének, mely kötelezettség létrejöttének minden lépése és szereplője egyértelműen azonosítható, a felelősségek megállapíthatóak, a félreértések pedig kizárhatóak. Mikor a teljesítésigazolást követően beérkezik a szállító számlája, ideális esetben a jóváhagyott, kontírozott megrendelés és teljesítésigazolás adatai megegyeznek. Amennyiben a beérkezett számla adataival is fedik egymást, elvileg nincsen szükség a számla befogadhatóságának a jóváhagyására, legfeljebb a pénzügyi teljesítés igényelhet vezetői jóváhagyást. A beszerzési előzmények, a teljesítésigazolás és a számla adatainak rendszer által történő automatikus összehasonlítását nevezzük automatikus matchingnek, ami minden olyan vállalatnál meghatározó folyamatbeli előrelépést és költségcsökkenést eredményez, ahol 50%-nál magasabb a beszerzési előzménnyel rendelkező szállítói számlák aránya.

Szerződéskezelés

Tapasztalatunk szerint a legtöbb vállalatnál problémát okoz, hogy a megkötött szerződések nincsenek egységesen elektronikus formában, a megfelelő jogosultságoknak megfelelően elérhető módon archiválva. És ez még csak a kisebbik probléma. A szerződéskötési folyamat tulajdonképpen már akkor elkezdődik, amikor vevő oldalon megfogalmazódik az igény egy olyan termék vagy szolgáltatás beszerzésére, amelynek a költségkeretét már betervezték, de beszállító még nincsen rá vagy éppen beszállítót szeretnének váltani. Mire az igények megfogalmazásától eljutnak egy a leendő szállítónak átadható szerződés változatig, vállalaton belül több osztály közreműködése is szükséges lehet (pl. jog, informatika, marketing, HR stb.).

Akár a semmiből kell létrehozni egy szerződést, akár valamilyen sablonból építkeznek, biztos, hogy számos verzió keletkezik az osztályok közötti köröztetés során, és ha mindez e-mailben történik, mindig kavarodás van, hogy ki, mikor, melyik változatot módosította és kinek küldte azt el. A szerződéskötés következő fázisa a szállítóval történő egyeztetés, melynek során valószínűleg több körben újabb szerződés változatok jönnek létre. Mire a szerződést mindkét fél aláírja, akár 20-30 különböző változat is keringhetett az osztályok és a szerződő felek között, jelentős kockázatot hordozva mindkét fél számára. A végül aláírt változat bekerül egy dossziéba, előtte jó esetben beszkennelik, és valamilyen megosztott mappában elektronikusan is tárolják.

Mindezzel szemben a haladó gondolkodású vállalatok szerződés életciklus kezelő informatikai megoldást vezetnek be, melynek segítségével nem csak a szerződések elektronikus verziókövetését és egyértelmű hozzáférési jogosultság kezelését oldják meg, hanem a szerződéseket adatok szintéjén és képi formában is nyilvántartják. A szerződés adatai olyan fontos információt biztosítanak a beszerzést támogató és szállítói számlák feldolgozását automatizáló informatikai rendszernek, mint például a szerződés lejáratának ideje, a szerződés keretösszege, a keretösszeg felhasználásának mérföldkövei és költséghelyei, stb. Egy korszerű rendszer ezáltal automatikusan figyelmezteti a beszerzőket a szerződés időben történő megújítására, a kontrollingot az allokált költségkeret valós idejű állapotára, és lehetőséget biztosít a hozzáférési jogosultsággal rendelkezők számára, hogy a szerződések bármely adata mentén egyszerű vagy összetett kereséseket végezhessenek.