Doqsys blog

"A Source-to-Pay automatizálás szakértője"

Szállítói (e) számla formai követelményei és alapvető tudnivalók

Az ÁFA törvény 169. §-a tartalmazza tételesen a számlák adattartalmára vonatkozó előírásokat.

A következő adatokat minden számlán kötelezően fel kell tüntetni:

  • Számla kibocsájtás kelte
  • Számla sorszáma, amely segítségével a számla egyértelműen azonosítható
  • A számlakiállító neve, címe és adószáma
  • A vevő neve és címe
  • Az értékesített termék/szolgáltatás megnevezése, mennyisége és nettó egységára
  • A számla nettó értéke (adó nélküli értéke)
  • Az ÁFA százaléka és értéke

e-számla
Léteznek úgynevezett opcionálisan feltüntethető adatok, amelyek megjelenítése nem kötelező jellegű:

  • fizetési mód (átutalás, kp)
  • fizetési határidő
  • értékesített termék/szolgáltatás besorolási jelölése pl. SZJ / VTSZ / TESZOR szám, stb.

Ezen felül léteznek esetfüggő kötelező elemek is, amikre most tételesen nem térünk ki.

Ide tartozik például a közösségi adószám és a ”Kisadózó” szöveg feltüntetése.

Az elektronikus számla formai, tartalmi és egyéb követelményeit meghatározó magyar rendeletek és törvények az Európai Uniós direktíva alapján készültek, ezáltal a magyar jogszabályok alapján kiállított e-számla megfelel az Uniós követelményeknek is.

Azonban az e-számlának teljesítenie kell a következő alapelveket: megbízható módon biztosítani kell a számla eredetének hitelességét, adattartalma sértetlenségét és olvashatóságát.

A számítógépen előállított számlát csak akkor lehet elektronikusnak nevezni és elektronikus módon továbbítani (pl. email), amennyiben elektronikus aláírással és időbélyeggel rendelkezik. Ha a számla nem rendelkezik ezekkel a tulajdonságokkal, papír alapú számlának kell tekinteni, tehát papír alapon kell eljuttatni az érintett vállalathoz.

Az e-számla kibocsájtási formátumára nem létezik semmilyen előírás, nagyon sok formátumban létre lehet hozni (pl.: jpg, txt, pdf), akár több kimenet is választható. Ugyanakkor a NAV ellenőrzésekor, az általa közzétett listán szereplő formátumban szükséges eleget tennünk a bemutatási kötelezettségünknek.

Az elektronikus számlázás során az adóhatóság által elfogadott fájlformátumok:

  • .txt formátum (szövegfájl)
  • bármilyen más olyan ún. print fájl formátum, amely nem tartalmaz formázott szöveget, illetve karaktereket, továbbá nem találhatók a fájlban – a soremelésen és az oldalkezdet jelzésén kívül – utasítások, és a fájl tartalma (a fájlban szereplő szöveg, illetve karakterek) egyértelműen megfeleltethető a kinyomtatott adatoknak (a fájlban szereplő karakterek sorozata, tulajdonsága a papírra történő kinyomtatással sem változik),
  • .csv fájlformátum,
  • .dbf fájlformátum,
  • .mdb fájlformátum,
  • .xls (Excel) fájlformátum,
  • .xml fájlformátum.

A számviteli törvény 169. § (2) bekezdése a könyvviteli elszámolást alátámasztó számviteli bizonylatok megőrzési idejét legalább 8 évben határozza meg, amely az elektronikus formában kiállított számlákra is érvényes. A részletes szabályokat a digitális archiválás szabályairól szóló 114/2007. (XII. 29.) GKM rendelet tartalmazza. Az elektronikus számla csak elektronikus formában tárolható, annak papír alapú változata eredeti hiteles dokumentumként nem használható. A megőrzés során ki kell zárni a törlődés, véletlen megsemmisülés, sérülés lehetőségét, továbbá a jogosulatlan hozzáférés esélyét.

Amennyiben az Ön cége már tud elektronikus számlát küldeni az nem feltétlenül jelenti azt, hogy azt be is tudja fogadni és fel is tudja dolgozni elektronikus módon.

Az e-számla küldés előnyeiről itt olvashat bővebben, azok fogadásának előnyeiről pedig itt.