Doqsys blog

"A Source-to-Pay automatizálás szakértője"

Kétharmadban vannak az e-számlák a norvég egyetemen

A norvég kormány javaslata az e-számla használatára a közszektorban elégséges motivációnak bizonyult a oszlói egyetem számára az e-számlázás bevezetésére. Az egyetem hamar az e-számlázás híve lett. A Basware megoldásait választották, ami a beszállítók aktiválására fókuszált, így azonnali eredményeket hozott. Egy év alatt az elektronikus számlák aránya 13 százalékról jóval 60 százalék fölé emelkedett.

Lars Myhrvold, a pénzügyi csoport Igazgatási vezetője így mesélte el a történetet:

2013 elején az elektronikus számlák aránya 13 százalék volt. Az év folyamán 20 százalékra sikerült növelni az arányt, de az igazi áttörés akkor sikerült elérnünk amikor elindítottuk a beszállítók aktiválását.

A beszállítók aktiválása a kulcs

Az oszlói, bergeni és thondheimi egyetemek számára Norvégiában a kulcsot a Basware beszállító aktiválása jelentette. Egy olyan megoldást szerettek volna ami már létezik és ezt oly módon bevezetni, hogy mindenki hasznára váljon. Ebben az esetben ez azzal járt, hogy össze kellett kötni a számla küldőt és a számla fogadót a Basware Commerce Network rendszerén keresztül.

Myhrvold elmondása szerint a folyamat így zajlott:

felkerestük az egyetem beszállítóit, hogy felvilágosítsuk és bíztassuk őket arra, hogy elektronikus számlát küldjenek. Pár hónap alatt ezzel a megoldással 20 százalékról 70 százalék körülire emelkedett az e-számlák aránya. Célunk, hogy jövőre ilyenkor ez az arány elérje a 90 százalékot, amit több nyomon követéssel és támogatás nyújtással szeretnénk elérni. Ezt a megoldást választotta a másik két egyetem is.

Ennek eredményeképp közvetlen fejlődések következtek be más területeken is. A teljes folyamat sokkal rugalmasabb, kevésbé sebezhető és minimális az emberi hiba lehetőség. A munkatársak kevesebb időt töltenek a számlák ellenőrzésével és szkennelésével, ezáltal több idejük marad a továbbra is papír alapon érkező számlák feldolgozására … és nem utolsó sorban a hitelesítések és ellenőrzések sokkal gyorsabban zajlanak.

oslo-university

A beszállítók aktiválási fázisainak meghatározása

A Basware modellje a beszállítók és vevők aktiválására három szakaszból áll.

Az első fázisban meghatározzák a projekt összes részletét ideértve a célkitűzéseket, aktuális állapotokat, beszállító/vevő áttekintéseket, szegmenseket, kampány anyagokat, tevékenységeket, és nem utolsó sorban a felelősség témakörét.

A második fázis az implementálás, bevezetés szakasza, amikor információt tesznek közzé a megfelelő csatornákon és a beszállító/vevő célcsoportok aktiválódnak. Ebben a szakaszban nagyon fontos, hogy nyomon kövessék az aktiválásokat, amiben a megoldást nyújtó cég szintén professzionális támogatást ad. A Basware metodológiájának az elfogadása és a folyamatba való betekintés a bevezetés során egy sokkal nagyobb arányú elektronikus számlafeldolgozáshoz vezetett.

Az utolsó fázisban a riportolásra, dokumentálásra és oktatásra fókuszálnak, amelyek utána a megrendelő cég munkatársai felelősséggel, biztonsággal képesek használni a rendszert. Amennyiben további támogatásra lenne szüksége a megrendelőnek, a vállalat képviselői továbbra is állnak rendelkezésére.

60 százalék fölé céloztunk, ez volt a terv, jelenleg már 75 százaléknál tartunk. A következő évre a célunk, hogy elérjük a 80 – 90 százalékot és a Basware-el az oldalunkon ezt elérhetőnek tartjuk. Eljön az az idő amikor 100 százalékban elektronikus számlát fog mindenki használni. Miért ne álljunk készen a jövőre már most?

nyilatkozta Lars Myhrvold.

Az eredeti cikket angol nyelvet itt olvashatják.

Magyar vonatkozás

Az Európai Tanács által 2010-ben megfogalmazott irányelvek szerint 2020-ra az elsődleges számlázási formának az elektronikusnak kellene lennie (45/2010/EU). Magyarországon lassan 10 éve létezik a jogi háttér az e-számla fogadására és kezelésére. Ennek ellenére Magyarországon elhanyagolható az e-számlázás előnyeit élvező vállalatoknak a száma. Annak érdekében, hogy ez az arány változzon folyamatosan jelennek meg olyan pályázati lehetőségek, amelyek az elektronikus kereskedelmi és e-megoldások terjedését segítik elő. Itt érdemes figyelni a pályázati lehetőségeket.

Amennyiben kérdése merült fel az automatizálási folyamatokról vegye fel velünk a kapcsolatot itt.